Meldplicht buitenlandse werknemers: wat moet jij als inlener checken?
"Dat melden doet het bureau toch?"
Klopt. En toch kun jíj een boete krijgen. Want de wet kent hier twee losse plichten: de werkgever meldt, en jij controleert die melding. Wie de tweede overslaat omdat de eerste geregeld leek, betaalt zijn eigen boete.
Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026
Twee losse plichten, twee losse boetes
Sinds de WagwEU moet elke buitenlandse werkgever die medewerkers tijdelijk in Nederland laat werken, die inzet vóór de eerste werkdag melden via het online meldloket op postedworkers.nl: wie er komt, waar, in welke periode en voor welke dienstontvanger. Dat geldt voor gedetacheerde medewerkers ongeacht nationaliteit — dus net zo goed voor een Poolse als voor een Indiase collega die via een buitenlandse werkgever bij jou staat.
Let op: dit is het Néderlandse meldloket. Stuur jij een ingeleende medewerker zelf tijdelijk naar een ander EU-land, dan geldt dáár een eigen melding — hoe dat werkt lees je in Uitzendkracht tijdelijk naar het buitenland sturen.
Daarnaast — en dit is de stap die inleners missen — heb jíj als dienstontvanger een eigen wettelijke controleplicht: jij moet nagaan of die melding is gedaan en of de gegevens kloppen, en onjuistheden corrigeren. Het zijn dus geen gedeelde taken waarvan er één "de belangrijkste" is. Het zijn twee aparte verplichtingen, elk met een eigen boete. Dat de werkgever zijn deel deed, dekt jouw deel niet af.
Zo werkt het meldloket — in vier stappen
De werkgever meldt — vóór de eerste werkdag
Via postedworkers.nl: medewerkers, locatie, periode, dienstontvanger en contactpersoon. Zonder melding mag het werk niet starten.
Jij krijgt automatisch bericht
Zodra jouw organisatie als dienstontvanger in een melding staat, ontvang je een notificatie van het meldloket. Geen bericht gekregen terwijl er wel gedetacheerde medewerkers starten? Dan is dat je eerste rode vlag.
Jij controleert en keurt goed (of af)
Log in met eHerkenning, vergelijk de melding met de werkelijkheid — kloppen de namen, de locatie, de periode? — en keur goed of af. Die controle moet binnen vijf werkdagen na aanvang van het werk gedaan zijn.
Bewaar de bevestiging
De goedgekeurde melding hoort in je dossier, naast de identiteitskopieën en de A1-verklaringen. Bij een controle van de Arbeidsinspectie is dit het eerste wat je wilt kunnen laten zien.
Jouw check kost vijf minuten
In de praktijk is dit geen project maar een routine. Bij elke nieuwe medewerker of verlenging:
- Notificatie van het meldloket binnen? Zo niet: direct navragen bij het bureau.
- Namen, locatie en periode in de melding vergelijken met wie er werkelijk staat.
- Goedkeuren in het meldloket en de bevestiging opslaan in het personeelsdossier.
- Wijzigt er iets — andere medewerker, langere periode — dan hoort daar een aangepaste melding bij. Ook die controleer je weer.
Een bureau dat hier soepel in meewerkt — meldbevestigingen standaard aanlevert, wijzigingen doorgeeft vóórdat jij erom vraagt — vertelt je daarmee iets over de rest van zijn administratie. Een bureau dat zucht bij de vraag ook. Welke andere checks bij je controleplicht horen, lees je in Buitenlandse werknemers inhuren: waar ben jij verantwoordelijk voor?
Wat het kost als het misgaat
De boetes lopen langs dezelfde twee lijnen als de plichten. De werkgever die niet of onjuist meldt, riskeert een boete die per medewerker kan oplopen tot enkele duizenden euro's. En jij als dienstontvanger riskeert een eigen boete per melding die je niet hebt gecontroleerd — per medewerker dus, niet per bureau. Bij meerdere medewerkers en herhaalde overtredingen telt dat snel op, en bij opzet of recidive kunnen bedragen worden verhoogd.
Boetebedragen volgen de actuele beleidsregels en worden periodiek aangepast — controleer voor de exacte stand van zaken altijd de officiële bronnen van de Arbeidsinspectie. De kern verandert niet: een gemiste check van vijf minuten is duurder dan alle checks van een heel jaar bij elkaar.
Zo hebben wij het geregeld
Onze medewerkers zijn in vaste dienst bij onze eigen Portugese entiteit en worden vandaaruit gedetacheerd. Elke inzet wordt vóór de eerste werkdag gemeld, en je ontvangt de meldbevestiging standaard in het dossier — samen met de A1-verklaring en de identiteitsdocumenten, zodat jouw controle en goedkeuring een formaliteit is in plaats van een zoektocht.
En omdat ruim 90% van onze mensen na een jaar nog op dezelfde vloer staat, blijft het aantal nieuwe meldingen — en dus het aantal momenten waarop iets kan misgaan — laag. Weinig wissels is niet alleen rust op de vloer: het is ook je beste bescherming tegen administratieve fouten. Hoe de detacheringsroute zelf werkt, inclusief de vergunningsvraag: Heb ik een tewerkstellingsvergunning nodig voor uitzendkrachten van buiten de EU?. En wat de regel op een Nederlandse verblijfspas betekent: "Arbeid vrij toegestaan, TWV niet vereist".
Veelgestelde vragen
Twijfel je of jouw meldingen op orde zijn?
App ons je situatie — ook als je bij een ander bureau zit. Je krijgt gewoon antwoord.